Bir spor etkinliği düzenlemek, çok fazla hazırlık, lojistik planlama ve sporun kendisine ilişkin temel bir anlayış gerektirir. Başarılı bir etkinliği tamamlamak için bir çok şey gerekir. Bir mekan bulmaktan ve uygun sayıda görevliyi işe almaktan, tüm hava koşullarına uygun hazırlıkları ve lojistik planlamanın yapıldığı bir süreç bütününü oluşturur.

Bro’event etkinlik yönetimi ve görevli / gönüllü yönetimi çözümü ile başarılı spor etkinlikleri ve turnuvaları planlanmasına ve yürütülmesine yardımcı olmuştur. Bu makale, kendi spor etkinliğinizin başarılı olmasını sağlamak ve planlamak için ihtiyacınız olan her şeyi özetleyecektir. Özellikle şunları ele alacağız:

  • 5 Kolay Adımda Bir Spor Etkinliği Planlama
  • Yaklaşan Spor Etkinliğinizi Tanıtmak
  • İhtiyacınız Olan 8 Spor Etkinliği Gönüllüsü Rolü

Spor etkinlikleri ve turnuvalar için etkinlik planlama süreci hakkında daha fazla bilgi edinmeye hazır mısınız? Başlayalım.

5 Kolay Adımda Bir Spor Etkinliği Planlama

Planlama sürecine başladığınızda, spor etkinliğinizin temel hedefini anlamanız gerekir ve ardından planlama sürecini yönetmek adına kolay adımlar oluşturulabilir. Bir etkinlik faaliyete geçmeden önce, aşağıdaki soruları cevaplamak çok önemlidir:

  • Etkinliğiniz ne olacak? İster seyircili bir spor etkinliği, ister bir maraton ya da bir spor turnuvası olsun, etkinliğin formatı, onu başarılı kılmak için gerekli lojistik gereksinimleri tanımlamanıza yardımcı olacaktır.
  • Etkinliğe kimler katılacak? Etkinliğiniz için hedef kitleniz kim? İzleyici mi, katılımcı mı yoksa her ikisi mi?
  • Etkinlik ne zaman ve nerede gerçekleşecek? Ne tür bir mekana bakıyorsunuz? Etkinlik planlama sürecinde göz önünde bulundurmanız gereken hava koşulları var mı?

Bu soruları ne kadar ayrıntılı cevaplarsanız, etkinliğinizi o kadar iyi planlarsınız. Ardından, aşağıdaki önemli adımlarla başlayabilirsiniz:

1. Beklenen katılımı ve personeli belirleyin

Doğru sayıda personel ve gönüllü olmadan hiçbir etkinlik gerçekleşemez.

Etkinlik katılımcılarının yanı sıra destekçilerin de bolca olmasını gerektiğini unutmayın; olmaması durumunda daha küçük ölçekli etkinliklerin bile yönetilmesi zor olabilir. Araştırmanın hayati bir rol oynayacağı yer burasıdır. Bekleyebileceğiniz katılımı ölçmeye yardımcı olması için geçmiş etkinlikleri araştırmak için zaman ayırın ve etkinliğinizi etkili bir şekilde yönetecek kadar büyük bir ekibiniz olduğundan emin olun.

Kaç personele ve gönüllüye ihtiyacınız olduğunu net bir şekilde anladıktan sonra, işe alım sürecine başlamak isteyeceksiniz. Etkinliğinize gönüllüleri çekmeye yardımcı olmak için web tabanlı gönüllü kayıt sayfanızı ve kayıt formunuzu web sitenizde ve sosyal kanallarınızda tanıtarak başlayın. Etkinlik sayfanız yalnızca gönüllülerin kaydolması için merkezi bir alan sağlamakla kalmaz, aynı zamanda ilgilenen herkesin tartışma bölümüne mesaj göndermesine veya doğrudan size mesaj göndermesine olanak tanır. İnsanların soruları olacak ve siz de kolayca ve herkese açık olarak cevaplayabileceksiniz.

2. Organizasyon konumunu araştırın

Organizasyonun yapılacağı konuma hakim olmazsanız, etkinlik planlamasında yol katedemezsiniz. Bu nedenle, organizasyonun yapılacağı konumu iyi araştırmış olmalısınız. Düzenleyecek olduğunuz organizasyona bağlı olarak, bölgenizdeki mekan sayısı sınırlı olabilir. Örneğin, boş alanı olan sadece bir veya iki jimnastik kulübü olabilir. Buna karşılık, bir futbol turnuvasına ev sahipliği yapıyorsanız, aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda alan olabilir.

Ulaşım genellikle organize edilmesi en zor şeylerden biridir; bu nedenle, organizasyonun güvenliği sağlandığında, söz konusu günde insanların etkinliğinize nasıl gidip geleceğini düşünmeniz gerekir. Örneğin, şehrin bir bölgesini kapatmak için izin almak için yerel yetkililerle iletişime geçmeniz gerekiyor mu? Ulaşım sponsorluğu yapılmalı mı? Yapılırsa nasıl bir ölçekte planlanmalı? gibi sorulara cevap vermelisiniz

3. Biletleme ve kayıt işlemlerini kolaylaştırın

Müşteriler için karmaşık bir satın alma sürecinden daha sinir bozucu bir şey yoktur. Bu nedenle, tüm adımı kolaylaştırmak için kullanışlı ve basit bir biletleme aracına yatırım yapmak çok önemlidir. Müşteriler doğrudan web sitenizden bilet satın alabilmelidir ve etkinlik biletinizi sosyal medya kanallarınızdan da kullanıma sunmayı düşünebilirsiniz.

Sporcu kaydınıza gelince, kayıt işleminin de basit olduğundan emin olmanız gerekir. Web sitenizden bir çevrimiçi kayıt formu harika bir seçenektir. Ardından, büyük güne kadar döngüde kalmalarını sağlamak için katılımcılarla rutin olarak iletişim kurduğunuzdan emin olun.

4. Güvenlik konusunda ciddi olun

İster deneyimli sporcular olsunlar, ister sadece hobi amaçlı katılım gösteren sporcular olsun; Madalyalar, bitirme süreleri ve verilecek ödüller ile spor etkinlikleri, genellikle dünyanın en rekabetçi sporcularını ortaya çıkarır. Bu durum da sağlık sorunlarının olma olasılığını arttırmaktadır.

Uygun tıbbi personelin sahada olduğundan ve oyuncular veya taraftarlar için küçük yaralanmaları tedavi etmeye hazır olduğundan emin olun. İlk yardım gönüllülerinden düzenli hidrasyon duraklarına kadar, ihtiyaç duyulduğunda ve ortaya çıktığında katılımcılara yardımcı olacak her şeye sahip olduğunuzdan emin olun.

Mümkün olduğunda, etkinlik gönüllülerini ve personelini yardım etmek için hazır bulundurarak tam etki sağlamak için kullanın. Görevli ve gönüllü eğitimi ekibinizi etkin bir şekilde yönetmenize olanak tanıyacak ve şüphesiz stresin bir kısmını ortadan kaldıracaktır. Sonuç olarak, bu, özellikle acil bir durumda, etkinliği her zaman etkin bir şekilde kolaylaştırabilmenizi sağlamaya yardımcı olacaktır.

5. Hava durumuna hazırlanın

Nerede bir etkinliğe ev sahipliği yapıyor olursanız olun özellikle de etkinliğiniz dışarıda düzenleniyorsa hava durumu önemli bir husus olabilir. Bu faktör, etkinliğinizi planlarken zorluklara neden olabilir.

Mümkün olduğu kadarıyla, bir yedek planına sahip olmakta fayda var. Hava tahminini olabildiğince sık kontrol edin ve olası tüm sonuçlara hazırlanın. Sağanak yağışlı bir açık hava etkinliğinin, ulaşımı ve seyircileri olumsuz etkileyebileceğini unutmayın.

Benzer şekilde, özellikle sıcak bir gün, sporcular, katılımcılar ve personel için her türlü soruna yol açabilir. Katılımcıları yeterince serin tutmak için gölgelik bölgelere ve bol miktarda su stoklarınız olduğundan emin olmanız gerekir.

Yaklaşan Spor Etkinliğinizi Tanıtmak

Sosyal medyanın günlük hayatımızın bir parçası olduğu bir dünyada, katılımcı potansiyeli olan kişilerin etkinliğinize ilgi gösterecek paylaşım ve duyuruların planlanması gerekmektedir. Özel bir İnstagram  sayfasından bir Facebook etkinliğini yayınlamaya kadar, insanların etkinliğinizin ne zaman ve nerede gerçekleşeceğini bilmelerini sağlayın. Tanıtımlar göndererek başlayın ve etkinlik yaklaştıkça daha spesifik ayrıntıları açığa çıkarın.

Sosyal medyayı, takipçileri katılmaya teşvik etmek için de kullanabilirsiniz. Hedeflenen bir hashtag başlatın ve takipçileri spor hikayelerini paylaşmaya teşvik edin ve gün geldiğinde, kullanıcı tarafından oluşturulan içerikleri kullanıcı deneyimi olarak kendi hesaplarınızda da yer verin.Etkinliğinizden önce, sırasında ve sonrasında ne kadar çok duyuru çıkarırsanız, büyük olasılıkla o kadar büyük bir başarı elde edersiniz. İşte diğer favori stratejilerimizden birkaçı:

1. Bir İnstagram sayfası oluşturun

Bir etkinlik sayfası oluşturun ve insanların etkinliğiniz hakkında bilgi alabilecekleri bir platform olarak kullanın. Yüksek kaliteli görseller onları hemen karşılayacak ve etkinliğiniz hakkında bilmeleri gereken tüm bilgilere erişebilecekler. Örneğin, aşağıdaki soruları yanıtladığınızdan emin olun:

  • Biz Kimiz? Sayfanızın web sitenize kolayla ulaşılabilir olmasına olanak tanıyın.
  • Nerede ve ne zaman gerçekleşecek? Organizason içerikleri nelerdir? Bu temel bilgiler, kullanıcılar tarafından net bir şekilde görülebilir olmalıdır.

2. Diğer sosyal medya platformlarını ve kanallarını keşfedin

Facebook harika etkinlik promosyon seçenekleri sunarken, etkinliğinizi tüm sosyal medya kanallarınızda tanıtmanız önemlidir. İşte dikkate alınması gereken birkaçı:

  • Facebook
  • Instagram
  • TikTok
  • Linkedin
  • Organizasyonları duyuran diğer spor siteleri

Seçtiğiniz kanal(lar)dan bağımsız olarak, benzersiz bir hashtag başlatmayı, yarışmalar ve meydan okumalar düzenlemeyi ve oluşturduğunuz hashtag’i olabildiğince yaymayı ve kullanıcı etkileşimini teşvik etmeyi unutmayın. Spor etkinlikleri çok çeşitli kitle demografisi getirebilir, bu nedenle ne kadar çok kanal aracılığıyla tanıtım yaparsanız, daha geniş bir kitleye ulaşma olasılığınız o kadar artar.

3. Ağ oluşturmaya ve sosyal yardıma odaklanın

Başarılı bir etkinlik, muhtemelen gerçekleşmesine yardımcı olacak partnerler içerir. Tüm bu kişi ve kuruluşların muhtemelen sosyal medya hesapları da vardır. Çalıştığınız satıcıların ve sponsorların sayfalarına bağlantı vererek ve onları da gönderilerinizle etkileşime girmeye ve paylaşmaya teşvik ederek çapraz tanıtım yapın.

Konumunuzu göstermek ve sponsorlarınızı tanıtmak için etkinlikten önce mekanda canlı bir akış sunmayı düşünün. Bu şekilde, etkinliğinizi desteklemek için onlara özel avantajlar sunarsınız.

4. Ücretli reklamları göz önünde bulundurun

Tüm büyük sosyal medya platformları artık hedef demografinize ulaşmanın bir yolu olarak tıklama başına ödeme reklamcılığı sunuyor. Bu kanallar ve Google’ın arama reklamı işlevi, medya aracılığıyla geleneksel reklamcılığa kıyasla veri seçimi yoluyla hedef kitlenize daha iyi ulaşmanın bir yolunu sunar. Reklamlarınızı yerleştirmek için önceden bir yatırım gerektirse de, faydaları harika olabilir.

İhtiyacınız Olan Spor Etkinliği Gönüllüsü’nün 8  Rolü

Bir spor turnuvası planlıyorsanız, Görevleri belirlemeden önce kaç kişi ile, hangi alanlarda ve görev yerlerinde gönüllülere ihtiyacınız olduğunu belirleyin. Size yardımcı olmak için, sporla ilgili sonraki etkinlikleriniz için sekiz temel gönüllü rolü listesi hazırladık:

1. İletişim

Yapılacaklar listesine erişimi olan bir ekip belirleyin. Gönüllülerin soruları veya endişeleri olması durumunda bir süpervizör numarasına sahip olduklarından emin olun. Bu sayede gönüllülerin kafasındaki soru işaretleri giderilecek ve koordinasyon sağlanacaktır.

2. Kayıt ve Check-in

Çevrimiçi kayıt ve check-in sağlamanın yanı sıra, bir ekip liderinin herkesle buluştuğu ve katılımın olduğu fiziksel bir yer belirleyin. Bu, özellikle çok sayıda sporcunun veya geldiklerinde check-in yapması gereken takımların olduğu spor etkinlikleri için önemlidir. Bu, birçok insan için ilk izlenim olacak, bu nedenle gönüllülerinizin çalışmaya hazır olduğundan emin olun.

3. Bilgi alma

Soruları yanıtlayacak bilgili gönüllülerin bulunduğundan ve katılımcıların etkinliğinizde harika bir deneyim yaşamasını sağladıklarından emin olun. Hızlı erişim için  ihtiyaç duyabilecekleri tüm bilgileri tek bir yerde saklayın ve onlar ile paylaşın.

4. Görevler

Hem katılımcılar hem de sporcular için yiyecek ve içecek olmadan hiçbir etkinlik tamamlanmış sayılmaz. Katılımcıları yönlendirmek için gönüllülerden oluşan bir ekip seçin ve herkese zamanında hizmet verildiğinden emin olun. Bu ekibi etkili bir şekilde hazırlamak için gönüllü uygulamalarında temizlik, stoklama ve atık imha prosedürleri gibi görevleri içeren bir yapılacaklar listesi hazırlayın.

5. Hakemler

Sportif etkinlik turnuvaları genellikle gönüllü puantörler ve hakemler gerektirir. Turnuvalarınızdan çok önce çevrimiçi olarak yayınlanan hakemlerin bir listesini bulundurun. Sahayı incelemek, koçlarla görüşmek, raporları tamamlamak ve oyuncuları kontrol etmek gibi oyun öncesi görevlerin çevrimiçi bir kontrol listesini sağlayın. Son olarak, hakemlerinize sunulan belirli lig veya kulüp kurallarının ve gereksinimlerinin çevrimiçi bir listesini tutun.

Skor görevlilerine gelince, oyuncu kadrolarının ve ceza listelerinin çevrimiçi olarak saklandığından ve oyuncu uygunluğunu erişmek, gözden geçirmek ve doğrulamak için düzenli olarak güncellendiğinden emin olun. Oyuncu istatistiklerini ve sıralamalarını takip etmek ve raporlar yazmak için şablonlar sağlamayı da düşünebilirsiniz.

6. Şamandıralar/Koşucular

Bir spor müsabakasında her zaman anında ortaya çıkan şeyler vardır ve her yerde yardım etmeye hazır bir gönüllü ekibine ihtiyacınız vardır. Önlerine çıkan her göreve hazır gönüllülerden oluşan bir ekip oluşturun. Meşgul olduğunda gönüllüleri diğer rollerden çekmek yerine belirli kişileri joker olarak bekletmek mantıklıdır.

7. Karşılama Görevlileri

Bir organizasyonun en dikkat edilmesi gereken noktası; karşılama noktasıdır. Bu noktada yaşanabilecek bir aksaklık katılımcılara kötü bir izlenim verecek ve organizasyon hakkında olumsuz izlenimlere sahip olmalarına sebep olacaktır. Bu nedenle bu noktada görev alan gönüllülerin iyi bir şekilde planlanmış olmasına özen gösterin.

8. Güvenlik ve Çöp

Kurulum için erken gelen ekibi kullanmak yerine, organizasyonda yeni bir güvenlik ekibi belirleyin. güvenlik gönüllülerinin bir kontrol listesini çevrimiçi olarak yayınlayın ve tüm güvenlik gönüllülerinin uygun güvenlik prosedürlerini uyguladığından emin olun.

Son olarak, resmi bir çöp ekibi belirleyin ve onlara turnuva sırasında izlemeleri ve temizlemeleri için bölümler atayın. Acil bir temizlik için onları aramanız gerekirse, onlarla  iletişimde kalın.

Hazır ol, ayarla, planla! 

Başarılı bir spor etkinliği yapmak için gereken tüm planlama, lojistik ve insanlar hakkında net bir anlayışa sahip olduğunuza göre, artık başlamanızın zamanı geldi. Önemli hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlamak için bu adımları etkinlik planlama kontrol listenize eklemeyi düşünün.

Unutmayın, her harika etkinlik kararlı bir personel ve gönüllü ekibiyle ve onları başarıya hazırlayacak doğru araçlarla başlar.

Bro’event Spor Organizasyonları ülkemizdeki en önemli spor organizasyonlarını planlayan ve yöneten, deneyimli kadrosu ile Türk sporunun gelişmesine hizmet eden bir spor ajansıdır.  Turkcell Platinum Bosphorus Cup, ORC Sportsboat Avrupa Şampiyonası,Türkiye’nin En Hızlısı, Büyükada Koşusu, Medicana Run For Life gibi daha önce yapmış olduğumuz etkinliklere bu bağlantıdan ulaşabilirsiniz.

Kaynakça için buraya tıklayabilirsiniz.